Turbo-Start als neue QMB

Arbeite dich in Handumdrehen als neue Mitarbeiterin in ein fremdes Qualitätsmanagementsystem ein!

Wie dir als neue Qualitätsmanagement Beauftragte an deinem 1. Arbeitstag ein erfolgreicher Start gelingt – das erfährst du in diesem Blogartikel.

Ich teile mit dir meine langjährigen Erfahrungen als Interimsmanagerin im Qualitätsmanagement und externe Qualitätsmanagement Beauftragte. Denn dabei ist es das A und O, sich so schnell wie möglich im fremden Qualitätsmanagementsystem zurecht zu finden.

Du erhältst in diesem Blogartikel konkrete Hinweise, welche Dokumente du anschauen solltest, worauf dabei zu achten ist und welche Normkapitel wichtig sind.

In vielen Unternehmen gibt es gut organisierte Einarbeitungsprozesse. Diese sollen den neuen Mitarbeitenden erleichtern, im Unternehmen anzukommen. Hier werden Einführungsveranstaltungen angeboten oder auch Gespräche mit Führungskräften aus Abteilungen vereinbart, die für den neuen Mitarbeitenden wichtig sind. Die fachliche Einarbeitung übernimmt meist die direkte Führungskraft oder eine erfahrene Kollegin.

Was macht die Einarbeitung als QMB so besonders?

Als Qualitätsmanagement Beauftragte (QMB) ist die Ausgangslage häufig etwas anders: Hier gibt es meistens keine Abteilung, sondern die Position ist in einer Stabsstelle angesiedelt. Häufig ist der neue Mitarbeitende allein für das Aufgabengebiet zuständig . Die zuständige Führungskraft ist meistens die Geschäftsführerin oder ihr Stellvertreter. Beide verfügen meistens nicht über die entsprechende Fachkenntnisse , um deine fachliche Einarbeitung kompetent zu begleiten.

Deswegen bist du als neuer QMB weitgehend auf dich allein gestellt. Darüber hinaus gibt es weitere Faktoren, die deine Einarbeitung als QMB maßgeblich beeinflussen können.

Einflussfaktoren bei deiner Einarbeitung

Die folgenden gehören auf jeden Fall dazu:

• Ist dies deine 1. Stelle als QMB oder hast du bereits als QMB gearbeitet?
• Startest du als ganz neuer Mitarbeiter im Unternehmen oder bist du aus einer anderen Abteilung auf die QMB Position gewechselt?
• Gibt es bereits ein zertifiziertes QMS oder sollst du ein QMS aufbauen
• Ist der frühere QMB noch im Unternehmen und kann mit dir eine Übergabe machen oder hat er das Unternehmen bereits verlassen?

Nun macht es wenig Sinn in diesem Blogartikel alle Faktoren in unterschiedlichen Szenarien durchzuspielen. Ich habe entschieden mich auf das folgende Szenario zu konzentrieren:

• Du kennst das Unternehmen und hast bereits in einer anderen Abteilung des Unternehmens gearbeitet.
• Dies ist deine 1. Stelle als QMB und du hast den QMB-Kurs erfolgreich absolviert.
• Es gibt ein zertifiziertes QMS .
• Der frühere QMB hat das Unternehmen bereits verlassen und es gab keine Übergabe.

Du bist also mit den grundsätzlichen Bedingungen im Unternehmen bereits vertraut. Du weißt, welche Produkte hergestellt werden oder welche Dienstleistungen das Unternehmen anbietet. Du kennst die eine oder andere Führungskraft und weißt, welche Aufgaben die einzelnen Abteilungen erfüllen sollen. Vermutlich hast du auf deiner früheren Position auch schon mal Berührungspunkte mit dem QM gehabt. Hast gehört, welche QM-Anforderungen deine Abteilung erfüllen sollte oder hast ein Audit mitgemacht.

Jetzt geht es darum, so systematisch und so schnell wie möglich, den Status Quo des QMS festzustellen. Damit bekommst du gleichzeitig auch einen Gesamteindruck vom Unternehmen aus einer ganz anderen Perspektive, nämlich der des QM.

Ziele und Fragestellungen

Dabei können dich diese Ziele und Fragestellungen leiten:

Ziel #1

Du verschaffst dir einen Überblick über das System. Stell dir vor, du willst nach dem Check deinem Vorgesetzten eine solide 1. Einschätzung geben.

• Wie ist das QMS aufgebaut?
• Ist es systematisch und strukturiert?
• Sind die einzelnen Elemente aufeinander bezogen?
• Sind die Unterlagen aktuell?

Ziel #2

Du willst wissen, was du in diesem Jahr auf den Weg bringen willst. Deine Arbeitsschwerpunkte für das lfd. Kalenderjahr kristallisieren sich heraus.

• Was ist in Ordnung?
• Welche Arbeiten sind noch nicht abgeschlossen?
• Wo gibt es Baustellen?
• Welchen Stellenwert haben diese im Gesamtsystem?

Ziel #3

Du willst wissen, wo du mit deiner Arbeit anfangen musst. Du bereitest deinen Arbeitsplan für die nächsten drei Monate vor.

• Für welche Aktivitäten müssen Termine mit welchen Teilnehmenden vereinbart werden?
• Wofür brauchst du wie lange Vorbereitungszeit?
• Was ist dringend und wichtig und muss sofort erledigt werden?
• Was kann bis später warten. (Eisenhower Prinzip)

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Entwickle bei deiner Einarbeitung einen ersten Gesamteindruck vom Unternehmen

Zunächst versuchst du eine Vorstellung vom Unternehmen als großes Ganzes zu entwickeln. Dazu betrachtest du das Unternehmen aus der Vogelperspektive. Das heißt, du schaust auf die groben Strukturen und Abläufe, ohne auf Details zu achten. Dafür eignen sich am besten das Organigramm und die Prozesslandkarte.

Organigramm

Die Aufbauorganisation des Unternehmens – also das Organigramm – bildet die Hierarchieebenen in den einzelnen Funktionsbereichen ab und stellt gleichzeitig die Berichts- und Entscheidungswege dar.

Ein aktuelles Organigramm bekommst du in der Regel in der Personalabteilung, denn sie ist häufig für das Erstellen und Pflegen des Organigramms zuständig. Manchmal wird diese Aufgabe auch von der Assistenz der Geschäftsführung wahrgenommen.

Die entsprechende Anforderung dazu findest du in der ISO 9001:2015 im Kapitel 5.3. Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in der Organisation. Lese es am besten gleich mal in der Norm nach und frische bei dieser Gelegenheit dein Normenwissen auf. In den meisten Unternehmen werden diese  Anforderungen durch ein Organigramm und Funktions- bzw. Stellenbeschreibungen erfüllt.  

Das Besondere an diesem Normkapitel ist, dass es keine Verpflichtung zur Dokumentation gibt. Mit anderen Worten: Ein Organigramm sowie Funktions- oder Stellenbeschreibungen müssen nicht in dokumentierter Form vorliegen. Es stellt sich die berechtigte Frage, wie diese Forderung ohne Dokumentation umgesetzt werden kann?

Je größer das Unternehmen, desto wahrscheinlicher ist es, dass es auf Bereichs- und Abteilungsebene weitere und differenziertere Organigramme gibt. Diese werden häufig von den Führungskräften des jeweiligen Funktionsbereichs oder ihren Assistenten gepflegt.

Wonach schaust du bei deiner Einarbeitung? Worauf achtest du?

• Nach der Größe der einzelnen Abteilungen, also der Mitarbeiterzahl.
• Nach der Anzahl der Hierarchieebenen.  
• Nach den Funktionsbezeichnungen der Mitarbeitenden
• Nach der Häufigkeit der einzelnen Funktionen

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Prozesslandkarte

Anschließend schaust du dir die Ablauforganisation an, die in einer Prozesslandkarte dargestellt ist.

Die Prozesslandkarte bildet den gesamten Herstellungsprozess des Produktes oder der DL ab, die das Unternehmen fertigt oder bereitstellt. Dazu werden alle Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse in der Reihenfolge des Produktherstellung angeordnet. Hier werden auch die Wechselwirkungen zwischen den einzelnen Prozessen dargestellt.

Das heißt über die Prozesslandkarte bekommst du sehr schnell einen Überblick über den gesamten Wertschöpfungsprozess des Unternehmens. Mit anderen Worten: Du erfährst womit das Unternehmen sein Geld verdient.  

Eine Prozesslandkarte wird häufig vom QMB in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung und den Führungskräften der 1. Hierarchieebene (Bereichsleiter) erstellt. Wahrscheinlich findest du eine solche in den Unterlagen deines Vorgängers, im Qualitätsmanagementhandbuch oder im elektronischen Dokumentenmanagementsystem.

Die dazu gehörende Anforderung findest du in der ISO 9001:2015 im Kapitel 4. 4 Qualitätsmanagementsystem und seine Prozesse. Lese es am besten gleich mal in der Norm nach und frische bei dieser Gelegenheit deine Normenkenntnisse auf.

Je größer das Unternehmen ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass es in großen Funktionsbereichen bzw. zentralen Abschnitten des Wertschöpfungsprozesses weitere, differenziertere Prozesslandkarten gibt. Die werden dann in der Regel von den Führungskräften dort bzw. ihren Mitarbeitenden erstellt und gepflegt.

Wonach schaust du bei deiner Einarbeitung? Worauf achtest du?

• Welche Prozesse sind den einzelnen Prozessarten (Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse) zugeordnet
• Wo sind die zentralen Prozesse des Qualitätsmanagements eingeordnet?
• Welche Wechselwirkungen sind zwischen den Prozessen zu erkennen?
• Ist die Wertschöpfungskette für dich plausibel?

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Unternehmens- und Qualitätspolitik

Viele Unternehmen haben eine Unternehmenspolitik oder auch ein Leitbild aufgesetzt. Hier erklären sie ihr Selbstverständnis als Unternehmen in diesem Wirtschaftssystem, ihren Unternehmenszweck – neudeutsch auch als „Purpose“ bezeichnet – oder auch ihre Unternehmenswerte. In diesem Zusammenhang kann auch gut die Qualitätspolitik des Unternehmens platziert werden zu. Sie erläutert das Kunden- und Qualitätsverständnis und welchen Stellenwert sie für das Unternehmens hat.

Solche Ausführungen werden auf der Website des Unternehmens oder in Geschäftsberichten publiziert.

Das Leitbild inklusive der Qualitätspolitik entwickelt die Geschäftsführung mit den Führungskräften der obersten Hierarchieebene. Der QMB sollte für die Qualitätspolitik einen Formulierungsvorschlag aufsetzen und mit der Geschäftsführung abstimmen. Eine Unternehmens- und Qualitätspolitik ist in der Regel für einen längeren Zeitraum (ca. 5 – 10 Jahre) gültig.

Die entsprechende Anforderung dazu findest du in der ISO 9001:2015 im Kapitel 5.2 Politik. Lese es am besten gleich mal in der Norm nach und frische bei dieser Gelegenheit dein Normenwissen auf.

Wonach schaust du bei deiner Einarbeitung? Worauf achtest du?

• Ist die Politik leicht verständlich formuliert?
• Ist sie im Unternehmen für alle Mitarbeitenden leicht zugänglich?
• Ist sie noch zeitgemäß? Wann wurde sie das letzte Mal überarbeitet?

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Unternehmens- und Qualitätsziele

In den meisten Unternehmen werden Geschäftsziele (Z.B. Umsatz, Gewinn) von der Geschäftsführung auf jährlicher Basis festgelegt und in Zielvereinbarungen mit den Führungskräften festgehalten. Dies geschieht in unterschiedlichen Vorgehensweisen – wie bspw. Top down – Bottom up – und mit unterschiedlichen Anforderungen an die Zielformulierungen – wie bspw. SMART.

Qualitätsziele werden häufig von der Produktionsleitung in Abstimmung mit dem QMB entwickelt und mit der Geschäftsführung abgestimmt. Sie können auch jährlich neu formuliert werden, häufig werden Qualitätsziele jedoch für mehrere Jahre festgelegt.

Die Norm fordert einen direkten Bezug zur Qualitätspolitik. Insofern bietet es sich an, diese miteinander kombiniert zu veröffentlichen. Nichts destotrotz lassen sich Qualitätsziele auch in die jährlichen Unternehmensziele integrieren und in den Funktionsbereichen bis auf Teamebene oder Mitarbeiterebene runterbrechen.

Die entsprechende Anforderung dazu findest du in der ISO 9001:2015 im Kapitel 6.2 Qualitätsziele und Planung zu deren Erreichung. Lese es am besten gleich mal in der Norm nach und frische bei dieser Gelegenheit dein Normenwissen auf.

Wonach schaust du bei deiner Einarbeitung? Worauf achtest du?

• Sind mehrere Qualitätsziele festgelegt?
• Sind die Ziele wirklich geeignet, die Qualität zu verbessern?

Mit diesen vier Elementen hast du dir jetzt einen guten 1. Eindruck vom Unternehmen insgesamt verschafft. Im nächsten Schritt betrachtest du das Qualitätsmanagementsystem als solches.

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Bei der Einarbeitung gleich am 1. Arbeitstag den Status Quo des QMS herausfinden

Zunächst geht es darum, das vorhandene QMS und seine einzelnen Elemente kennenzulernen. Die Stärken und Schwächen sowie die Lücken zu erkennen und ihre Beseitigung zu planen.

Darüber hinaus ist es für deine weitere Arbeit hilfreich, den Entwicklungstand oder Reifegrad des QMS einzuschätzen.

Warum ist das wichtig?

Weil diese Erkenntnisse maßgeblich bestimmen, in welcher Breite und Tiefe du in Zukunft die anstehenden Themen bearbeiten wirst.

Einen 1. Überblick über den aktuellen Zustand des QMS erhältst du über den Bericht über die letzte Managementbewertung. Das Auditprogramm zeigt einen wichtigen Teil der Planung des laufenden Kalenderjahres, nämlich die geplante Durchführung der Audits.

Das Dokumentenmanagementsystem stellt ein grundsätzliches Element des QMS dar: Es ist eine entscheidende Voraussetzung – quasi das Fundament – für die Funktionsfähigkeit des gesamten QMS.

Die Managementbewertung

In der Managementbewertung werden alle wesentlichen Elemente des QMS einer kritischen Beurteilung durch die Geschäftsführung unterzogen. Sie wird in der Regel einmal im Jahr durchgeführt und bildet die Planungsgrundlage für die weitere Entwicklung des QMS im kommenden Jahr. Die Vorbereitung dafür liegt meistens in deiner Verantwortung als QMB.

Das Zusammentragen, Auswerten und Aufbereiten der Daten sind mit einem nicht zu unterschätzenden Zeitaufwand verbunden. Die eigentliche Bewertung erfollgt in einer Besprechung der Geschäftsführung mit dem QMB, häufig ist auch die 1. Führungsebene daran beteiligt.

Die Ergebnisse der Managementbewertung werden in einem Bericht, mindestens aber in einem Protokoll festgehalten.

Der Bericht der letzten Managementbewertung sollte in den Unterlagen deines Vorgängers zu finden sein, aber du solltest ihn auch bei der Geschäftsführung bekommen können.

Die entsprechende Anforderung in der ISO 9001:2015 dazu findest du im Kapitel 9.3. Managementbewertung.  Lese es am besten gleich mal in der Norm nach und frische bei dieser Gelegenheit dein Normenwissen auf.

Wonach schaust du bei deiner Einarbeitung? Worauf achtest du?

• Sind alle Eingaben in der Managementbewertung berücksichtigt?
• Bei welchen Themen wird Verbesserungsbedarf festgestellt?
• Welche Maßnahmen mit welchen Fertigstellungsterminen wurden für das nächste Jahr vereinbart?
• Sind diese Maßnahmen in der konkreten Umsetzung?
• Besteht irgendwo die Gefahr, dass Maßnahmen nicht termingerecht umgesetzt werden?

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Das Auditprogramm

Das Auditprogramm listet für einen bestimmten Zeitraum – meistens das Kalenderjahr – auf, welche Prozesse, wann auditiert werden sollen. Außerdem sind hier u.a. die Auditschwerpunkte, – ziele und -kriterien festgelegt. Häufig sind auch die Auditoren bereits für die einzelnen Audits benannt.

Das Auditprogramm wird in der Regel vom QMB für ein Kalenderjahr oder einen Zertifizierungszyklus aufgesetzt und von der Geschäftsführung freigegeben. Dann wird es im Unternehmen bekanntgemacht und bspw. im Intranet kommuniziert. So können sich alle Abteilungen und Auditees darauf einstellen. Das Auditprogramm sollte also in den Unterlagen deines Vorgängers oder auf einer entsprechenden Seite im Intranet zu finden sein.

Die entsprechende Anforderung dazu findest du in der ISO 9001:2015 im Kapitel 9.2 Interne Audits. Lese es am besten gleich mal in der Norm nach und frische bei dieser Gelegenheit dein Normenwissen auf.

Wonach schaust du bei deiner Einarbeitung? Worauf achtest du?

• Sind alle Prozesse aus der Prozesslandkarte im Auditprogramm aufgenommen?
• Ist ein Termin für das externe Audit festgelegt?
• Gibt es genügend interne Auditoren zur Durchführung der Audits
• Wann ist die nächste Managementbewertung geplant?

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Das Dokumentenmanagement

Dokumentierte Informationen sind eine entscheidende Voraussetzung für die praktische Umsetzung des Qualitätsmanagements. In den Vorgabedokumenten wird festgelegt, was auf welche Art und Weise gemacht werden soll. Die Nachweisdokumenten belegen die tatsächliche Umsetzung und Einhaltung. Dadurch entstehen im Laufe der Zeit eine große Zahl an Dokumenten.

Damit diese auch wirklich verfügbar sind, brauchen wir ein Dokumentenmanagementsystem. Darin wird geregelt wie die qualitätsrelevanten Dokumente systematisch gekennzeichnet und abgelegt werden. Häufig erfolgt dies über eine dezente Fußzeile oder auch bei umfangreicheren Dokumenten über ein, mit den erforderlichen Angaben gestaltetes Deckblatt.

In vielen Unternehmen wird dies bereits über eine entsprechende Software organisiert, in anderen Unternehmen wird es manuell gehandhabt.

Die Systematik der Kennzeichnung und die Vorgaben zur Lenkung werden häufig in einer Prozessbeschreibung festgelegt, für die der QMB verantwortlich ist.

Die entsprechenden Anforderungen dazu findest du in der ISO 9001:2015 im Kapitel 7.5. Dokumentierte Information. Lese es am besten gleich mal in der Norm nach und frische bei dieser Gelegenheit dein Normenwissen auf.

Wonach schaust du bei deiner Einarbeitung? Worauf achtest du?

• Gibt es eine Prozessbeschreibung zur Kennzeichnung und Lenkung von qualitätsrelevaten Dokumenten?
• Haben alle bereits angeschauten Unterlagen eine entsprechende Kennzeichnung?
• Gibt es eine Dokumentenmatrix, in der alle dokumentierten Informationen des QMS aufgelistet sind?

Fazit

Mit dem Check dieser wesentlichen Elemente hast du einen guten ersten Einblick in das QMS und den Status quo für das laufende Kalenderjahr bekommen. Eine gute Voraussetzung um jetzt deine Arbeitsschwerpunkte festzulegen und die konkrete Arbeitsplanung für die nächsten Monate in die Wege zu leiten.

Du brauchst dabei Unterstützung?

Kein Problem – dann hole dir doch einfach für 0,00 € hier meine Tipps zur Arbeitsorganisation.