So lernst du deine Unternehmensstruktur kennen, verstehst welche Verantwortlichkeiten noch geklärt werden müssen, wo Stellvertreter fehlen und Eskalationsregeln sinnvoll sein können.
Du bist frisch als Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB) gestartet und versuchst, dir einen Überblick über dein neues Unternehmen zu verschaffen. Dabei tauchen schnell Fragen auf: Wer ist eigentlich wofür zuständig? An wen wendest du dich bei bestimmten QM-Themen? Und wer darf welche Entscheidungen treffen?
Ein guter Ausgangspunkt für deine Orientierung ist das Organigramm deines Unternehmens. Es zeigt dir, wie das Unternehmen aufgebaut ist, welche Bereiche es gibt und wer wem unterstellt ist.
In diesem Artikel erfährst du, wie du das Organigramm für deine Arbeit als QMB nutzen kannst, um Ansprechpartner zu finden, Zuständigkeiten zu klären und dich in deiner neuen Position besser zurechtzufinden.
Was ist ein Organigramm – und was zeigt es dir?
Ein Organigramm ist die grafische Darstellung der Aufbauorganisation eines Unternehmens. Es zeigt die verschiedenen Organisationseinheiten, beispielsweise Abteilungen und Bereiche, sowie deren hierarchische Beziehungen.
Du erkennst daran:
- Welche Abteilungen und Funktionen es im Unternehmen gibt.
- Wer wem unterstellt ist und welche Führungskräfte für welche Bereiche zuständig sind.
- Wie die verschiedenen Organisationseinheiten miteinander verbunden sind.
Ein Organigramm hilft dir als QMB, die Aufbauorganisation deines Unternehmens zu verstehen. Du erkennst, welche Abteilungen es gibt, wer sie leitet und an wen du dich wenden kannst, wenn du Verantwortlichkeiten für QM-Aufgaben klären möchtest.
Was du aus einem Organigramm dagegen nicht unmittelbar ablesen kannst, sind die konkreten Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse einzelner Mitarbeitender.
Diese Informationen findest du beispielsweise in Funktionsbeschreibungen, Prozessbeschreibungen oder Verantwortlichkeitsmatrizen.
Für dich als neuer QMB ist das Organigramm eine wichtige Orientierungshilfe: Es zeigt dir, wo du nachfragen kannst, wenn du Zuständigkeiten klären möchtest.
In 5 Schritten: So nutzt du das Organigramm als QMB
Schritt 1: Besorge dir das aktuelle Organigramm
Frage zunächst nach dem aktuellen Organigramm deines Unternehmens. Du bekommst es vermutlich in der Personalabteilung, bei deiner direkten Führungskraft oder der Geschäftsführung.
Schau dir an, welche Abteilungen und Funktionen es gibt und wie sie organisatorisch miteinander verbunden sind.
Achte besonders auf die Bereiche, mit denen du als QMB regelmäßig zusammenarbeiten wirst, beispielsweise:
- Geschäftsführung
- Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung
- Produktion/Dienstleistungserbringung
- Einkauf
- Logistik
- Vertrieb und Kundenservice
- Entwicklung
Prüfe auch, wo deine QMB-Funktion organisatorisch angesiedelt ist – und entsprechend im Organigramm abgebildet wird – und wem du direkt berichtest. Ideal ist eine Stabsstelle, die unmittelbar der Geschäftsführung zugeordnet ist. So bleibt deine Unabhängigkeit gewahrt, und du gerätst nicht in Zielkonflikte, wie sie etwa in der Produktion entstehen können, wenn Stückzahlen gegen Qualität abgewogen werden müssen. Aus dieser Position heraus kannst du die Führungsebene unmittelbar informieren und beraten und das QMS unternehmensweit koordinieren.
Mein Tipp: Wenn das Organigramm veraltet oder unvollständig erscheint, kläre zunächst, wer für seine Pflege verantwortlich ist. Du musst es nicht gleich selbst überarbeiten.
Falls es bisher kein Organigramm gibt erstelle eine grobe Top-Level-Version mit 8–12 Kästen:
- Geschäftsführung/Leitung
- Qualität/QM
- Produktion/Dienstleistungserbringung
- Einkauf
- Logistik
- Vertrieb/Kundendienst
- Entwicklung (falls vorhanden)
- Personal
- IT
Tipp: Du brauchst am Anfang nicht jede Teamleitung aufführen. Gestalte den 1. Entwurf lieber einfach und damit leichter pflegbar. Bespreche bei der nächsten Gelegenheit mit deiner Führungskraft bzw. der Geschäftsführung die Notwendigkeit eines Organigramms und entscheidet wer es in Zukunft pflegt. Diese Aufgabe muss nicht deine werden; sie wird in der Regel von der Personalabteilung oder von der Assistenz der Geschäftsführung erledigt.
Schritt 2: Finde heraus, wer für welche QM-Aufgaben zuständig ist
Jetzt hast du einen ersten Überblick über die Aufbauorganisation. Aber weißt du auch, wer für die verschiedenen Aufgaben im Qualitätsmanagement verantwortlich ist?
Nehmen wir sechs typische Rollen und Verantwortlichkeiten, die gemäß den Anforderungen der ISO 9001 Kapitel 5:3 geklärt sein müssen. Zunächst für ein Produktionsunternehmen:
- Reklamationsmanagement: Wer verantwortet die systematische Bearbeitung von Kundenreklamationen?
- Korrekturmaßnahmen: Wer sorgt dafür, dass Fehlerursachen beseitigt und vereinbarte Maßnahmen umgesetzt werden?
- Prüfmittelmanagement: Wer kümmert sich um die Überwachung und Kalibrierung der Mess- und Prüfmittel?
- Produktprüfung und Qualitätssicherung: Wer verantwortet die Planung und Durchführung der erforderlichen Produktprüfungen?
- Lieferantenmanagement: Wer ist für die Bewertung und Überwachung der Lieferanten zuständig?
- Umgang mit fehlerhaften Produkten: Wer ist für deren Behandlung verantwortlich und wer darf über Sperrungen oder Freigaben entscheiden?
Jetzt betrachten wir die sechs typischen Aufgaben für ein Dienstleistungsunternehmen:
- Beschwerdemanagement: Wer verantwortet die systematische Bearbeitung von Kundenbeschwerden?
- Korrekturmaßnahmen: Wer sorgt dafür, dass Ursachen für Fehler bei der Dienstleistungserbringung beseitigt und vereinbarte Maßnahmen umgesetzt werden?
- Qualifikation der Mitarbeitenden: Wer stellt sicher, dass die Mitarbeitenden über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten zur Erbringung der Dienstleistungen verfügen?
- Dienstleistungsqualität: Wer überprüft, ob die erbrachten Dienstleistungen den vereinbarten Kundenanforderungen entsprechen?
- Externe Dienstleister: Wer ist für die Auswahl, Bewertung und Überwachung externer Dienstleister verantwortlich?
Nutze das Organigramm, um die zuständigen Abteilungen und Führungskräfte zu identifizieren. Frage anschließend nach, wer die jeweiligen Aufgaben tatsächlich verantwortet.
Vielleicht findest du die Antworten bereits in Funktionsbeschreibungen oder Prozessdokumentationen.
Schritt 3: Kläre diffuse Verantwortlichkeiten
Bei deiner Recherche wirst du möglicherweise feststellen, dass manche Zuständigkeiten nicht eindeutig geregelt sind.
Beispielsweise ist zwar bekannt, dass das Qualitätsmanagement Kundenreklamationen koordiniert. Aber wer ist verantwortlich, wenn die Ursache einer Reklamation in der Produktion liegt und dort Korrekturmaßnahmen umgesetzt werden müssen?
Hier ist es wichtig, zwischen der Verantwortung für die Koordination eines Prozesses und der Verantwortung für die Umsetzung konkreter Maßnahmen zu unterscheiden.
Halte fest, welche Zuständigkeiten geklärt sind und wo noch Fragen bestehen.
Besprich offene Punkte mit den zuständigen Führungskräften. Denn die Festlegung und Zuweisung von Verantwortlichkeiten ist eine Führungsaufgabe.
| Mini-Beispiele: Woran du erkennst, dass Zuständigkeiten unklar sind |
| Vielleicht kommen dir einige dieser Situationen bekannt vor: # Eine Kundenreklamation wird zwischen Vertrieb, Produktion und Qualitätsmanagement hin- und hergeschoben. „Mach du mal“, niemand fühlt sich verantwortlich. # Eine vereinbarte Korrekturmaßnahme bleibt liegen, weil niemand ihre Umsetzung vorantreibt. Auf Nachfrage kommt die Antwort „andere Prioritäten“. # Ein Messmittel ist überfällig zur Kalibrierung, aber niemand fühlt sich zuständig. Prüfmittel sind „irgendwo“ organisiert, aber keiner weiß, wer wirklich zuständig ist. # Bei einem fehlerhaften Produkt ist unklar, wer über eine Freigabe entscheiden darf. Bei Abweichungen entscheidet jeder nach Gefühl – oder im schlimmsten Fall traut sich niemand zu sperren. |
Solche Situationen können darauf hinweisen, dass Verantwortlichkeiten oder Befugnisse nicht ausreichend geklärt sind.
Als QMB kannst du dazu beitragen, diese Unklarheiten sichtbar zu machen und gemeinsam mit den Verantwortlichen Lösungen zu finden.
Mein Tipp: Eine einfache Tabelle mit QM-Thema, verantwortlicher Funktion und offenen Fragen hilft dir, den Überblick zu behalten.
Schritt 4: Prüfe, ob Stellvertretungen geregelt sind
Was passiert, wenn eine verantwortliche Person im Urlaub oder krank ist?
Gerade bei wichtigen QM-Aufgaben sollte geklärt sein, wer die Vertretung übernimmt.
Prüfe beispielsweise:
- Wer übernimmt die Bearbeitung dringender Kundenreklamationen?
- Wer kümmert sich um überfällige Korrekturmaßnahmen?
- Wer darf bei Abwesenheit der verantwortlichen Person über die Freigabe eines gesperrten Produkts entscheiden?
Die Stellvertretungen müssen nicht unbedingt im Organigramm stehen, aber ich empfehle es. Sie können auch in Funktionsbeschreibungen oder anderen internen Regelungen festgelegt sein.
Wenn du Lücken entdeckst, sprich sie bei den zuständigen Führungskräften an.
Schritt 5: Kläre die Entscheidungs- und Eskalationswege
Nicht immer läuft alles nach Plan. Manchmal werden vereinbarte Maßnahmen nicht umgesetzt, Entscheidungen verzögert oder Zuständigkeiten zwischen Abteilungen hin- und hergeschoben.
Dann ist es hilfreich zu wissen, an wen du dich wenden kannst.
Kläre deshalb:
- Wer entscheidet bei Problemen innerhalb einer Abteilung?
- An wen kannst du dich wenden, wenn vereinbarte Maßnahmen nicht umgesetzt werden?
- Wer hat die Befugnis, bei kritischen Qualitätsproblemen Entscheidungen zu treffen?
Das Organigramm zeigt dir die hierarchischen Beziehungen und damit mögliche Ansprechpartner. Die konkreten Entscheidungsbefugnisse und Eskalationsregeln müssen allerdings gesondert geklärt sein.
An dieser Stelle schauen wir einmal kurz auf mögliche Eskalationsregeln. Lege einen einfachen Eskalationsweg fest („Wenn nach X Tagen nichts passiert, dann …“) Ein simples Schema reicht:
- Der Verantwortliche erhält die Aufgabe zur Bearbeitung
- Wenn nach X Tagen keine Bewegung festgestellt werden kann, erfolgt die Eskalation an nächste Führungsebene
- Erneute Terminsetzung, also wenn nach X Tagen der Status weiter kritisch ist, erfolgt die Eskalation an Geschäftsführung/Standortleitung (je nach Struktur)
Beispieltext (gern auch copy/paste):
„Wenn eine Korrekturmaßnahme nach 14 Tagen nicht gestartet ist oder Maßnahmen nicht umgesetzt werden, eskalieren wir an die zuständige Bereichsleitung. Bei wiederholter Verzögerung an die Standortleitung.“
Das sorgt für Verbindlichkeit, ohne dass du „polizeilich“ wirken musst.
Was du in den ersten 30 Tagen als neuer QMB schaffen kannst
Du musst nicht gleich das gesamte QM-System durchleuchten. Beginne damit, die Organisation und deine wichtigsten Ansprechpartner kennenzulernen.
Dein Arbeitsplan
Woche 1–2
- Aktuelles Organigramm besorgen und verstehen.
- Eigene organisatorische Einordnung klären.
- Wichtige Abteilungen und Führungskräfte kennenlernen.
Woche 3
- Zuständigkeiten für wichtige QM-Aufgaben recherchieren.
- Vorhandene Funktions- und Prozessbeschreibungen prüfen.
- Offene Fragen und Unklarheiten dokumentieren.
Woche 4
- Unklare Verantwortlichkeiten mit den zuständigen Führungskräften besprechen.
- Stellvertretungs- und Eskalationsregelungen prüfen.
- Eine Übersicht deiner wichtigsten Ansprechpartner erstellen.
Damit hast du eine gute Grundlage für deine weitere Arbeit geschaffen und gleichzeitig wichtige Kontakte im Unternehmen geknüpft.
FAQ für QMB Einsteiger
Muss ich als QMB im Organigramm stehen?
Wenn es in deinem Unternehmen eine QMB-Funktion gibt, sollte ihre organisatorische Einordnung erkennbar sein. Das Organigramm zeigt insbesondere, welcher Führungskraft du unterstellt bist. Deine konkreten Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse sollten zusätzlich geregelt sein.
Wie detailliert muss ein Organigramm sein?
Das hängt von der Größe und Struktur des Unternehmens ab. Wichtig ist, dass die Aufbauorganisation übersichtlich und verständlich dargestellt wird. Bei größeren Unternehmen können zusätzliche Organigramme für einzelne Bereiche sinnvoll sein.
Was mache ich, wenn niemand für eine Aufgabe zuständig sein will?
Versuche zunächst herauszufinden, ob die Verantwortung bereits geregelt ist. Falls nicht, besprich die Unklarheit mit der zuständigen Führungskraft. Als QMB kannst du die Klärung anstoßen und unterstützen, aber natürlich darfst du die Verantwortung nicht selbst zuweisen.
Organigramm oder Prozesslandkarte – was ist wichtiger?
Beide Darstellungen erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Das Organigramm zeigt die Aufbauorganisation, die Prozesslandkarte die Prozesse des Unternehmens und ihre Zusammenhänge.
Für deine Orientierung als neuer QMB ist das Organigramm ein guter Ausgangspunkt. Wenn du verstehen möchtest, wie die Arbeit im Unternehmen abläuft, hilft dir die Prozesslandkarte weiter.
Sollten im Organigramm Namen oder Funktionen stehen?
Am besten sind die Funktionen eindeutig erkennbar. Ergänzende Namen erleichtern die Orientierung im Unternehmen. Bei einer externen Version kann es sinnvoll sein, auf personenbezogene Angaben zu verzichten.
Wie oft muss ein Organigramm aktualisiert werden?
Immer dann, wenn sich die dargestellte Aufbauorganisation verändert. Zusätzlich ist eine regelmäßige Überprüfung sinnvoll. Wer dafür verantwortlich ist, sollte im Unternehmen eindeutig geregelt sein.
Ausblick: Organigramme für fortgeschrittene QMBs
Wenn du dich mit der Aufbauorganisation deines Unternehmens vertraut gemacht hast, kannst du einen Schritt weitergehen.
In einem vertiefenden Artikel schauen wir uns an, wie unterschiedliche Organisationsformen funktionieren, wie du Verantwortlichkeiten und Befugnisse systematisch analysierst und welche Bedeutung das Organigramm für Audits und die Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems hat.
Besonders interessant wird das, wenn dein Unternehmen mehrere Standorte hat oder in einer Matrixorganisation arbeitet.